Ob Sie nun als Freelancer ein neues Büro beziehen oder den Umzug für ein großes Unternehmen vorbereiten: Ohne Planung geht nichts.
Der Mietvertrag ist gekündigt, die neue Bleibe ist gefunden – der Umzug kann losgehen. Doch wie organisiert man den nun am besten?
Das richtige Timing
Der Umzugstag sollte klug gewählt werden, um Arbeitsausfälle zu vermeiden und Kundenerreichbarkeit zu gewährleisten. Das Wochenende oder eher ruhige Tage bieten sich da natürlich an!
Die Behörden in Kenntnis setzen
Verschiedene Stellen müssen frühzeitig über den Firmenumzug informiert werden. Das betrifft unter anderem Finanzamt, Agentur für Arbeit, IHK und Gewerbeamt. Auch Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner sollten rechtzeitig von ihrer neuen Anschrift erfahren!
Firmenumzug: Arbeit delegieren
Für einen Einzelkämpfer mit kleinem Büro genügt womöglich ein Kleintransporter, der in Eigenregie befüllt wird. Größere Unternehmen kommen sicherlich nicht um die Unterstützung einer Spedition herum. Achten Sie darauf, dass der Firmenumzug ausreichend versichert ist und holen Sie mehrere Kostenvoranschläge samt Leistungsumfang ein. So können Sie die Preise vergleichen und den richtigen Partner für Ihren Bedarf ermitteln.
Großprojekt Firmenumzug
Betrachten Sie den Umzug als Projekt und erstellen Sie Teilaufgaben und Checklisten. Deadlines und Zuständigkeiten stellen sicher, dass der Zeitrahmen nicht gesprengt wird und Sie nichts übersehen. Bei Bedarf sollten Sie die interne IT gezielt ansprechen und einen Plan erarbeiten, um IT und Telekommunikation sicher zu überführen. Dieser Bereich sollte beim Umzug eine besonders hohe Priorität haben!
Holen Sie die Mitarbeiter mit ins Boot. Wenn einiges selbst übernommen werden kann, lässt sich so womöglich Geld für die Spedition einsparen.
Pack mer´s
Sinnvolles und durchdachtes Einpacken erleichtert Ihnen am neuen Standort das Leben ungemein. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengetragen, um die Kartons vorbildlich zu befüllen:
- Vorbereitung ist alles: Damit Sie für alles gerüstet sind, sollten Sie einige Hilfsmittel bereithalten. Seidenpapier, gepolsterte Folie, Schere, reißfestes Klebeband, Stifte zum Beschriften der Kartons und Klarsichtbeutel für kleine Teile stellen im Allgemeinen eine gute Ausrüstung dar.
- Reihenfolge beachten: Packen Sie zuletzt ein, was im neuen Büro als erstes benötigt wird und vice versa.
- Rigoroses Ausmisten: Der beste Weg, um das Packen zu erleichtern, ist konsequentes Aussortieren. Wenn Sie etwas nicht wirklich dringend benötigen oder es seine besten Tage hinter sich hat, werfen Sie es weg! Neue Lieblingsstücke finden Sie jederzeit in unserem Sortiment.
- Kartons markieren: Inhalt und Bestimmungsort sollten unbedingt auf dem Karton vermerkt werden. So können Sie das Auspacken nach dem Firmenumzug ebenso strukturiert angehen wie das Einpacken. Das Zimmerkürzel für die Umzugshelfer sollte auf dem Deckel des Kartons und ebenso an den Seiten zu finden sein. Das erleichtert den Packern die Arbeit und beschleunigt den Prozess!
- Zerbrechliches schützen: Empfindliche und zerbrechliche Gegenstände sollten mit Folie oder Papier umwickelt werden. Da Zeitungspapier abfärben kann, empfiehlt sich womöglich, stattdessen Seidenpapier oder gepolsterte Folie zu verwenden.
- Das Gewicht im Auge behalten: Umzugskartons können ein bestimmtes Maximalgewicht tragen. Um sicherzugehen, dass die Kartons sicher transportiert werden können, sollte es nicht überschritten werden.
Brauchen Sie Unterstützung?
Mit der richtigen Vorbereitung werden Sie den Umzug sicherlich souverän meistern. Suchen Sie noch nach Einrichtungsideen für die neuen Räumlichkeiten? Holen Sie sich doch gleich Inspiration auf unserer Seite! Wir freuen uns darauf, Ihnen bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.